RESOLUÇÃO CFM Nº 2.279, DE 30 DE JULHO DE 2020

Publicado no D.O.U. 28 ago. 2020, Seção: 1, P. 400

Adota instrumentos técnicos de gestão de documentos de arquivo dos Conselhos de Medicina.

O CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA, no uso das atribuições que lhe confere a Lei nº 3.268, de 30 de setembro de 1957, regulamentada pelos Decretos nº 44.045, de 19 de julho de 1958, e nº 6.821, de 14 de abril de 2009, e alterada pela Lei nº 11.000, de 15 de dezembro de 2014; e

CONSIDERANDO a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e atribui ao Arquivo Nacional (AN) competência para implementar e acompanhar a política nacional de arquivos;

CONSIDERANDO a Nota Técnica nº 45/2013 da Advocacia-Geral da União, que concluiu que os órgãos de fiscalização profissional estão sujeitos às regras fixadas pela Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, quanto à gestão, ao recolhimento e à eliminação de documentos por eles produzidos e recebidos;

CONSIDERANDO a Resolução nº 1, de 18 de outubro de 1995, do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), que dispõe sobre a necessidade da adoção de planos e ou códigos de classificação de documentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funções;

CONSIDERANDO o artigo 18 do Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, no qual se estabelece que em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação;

CONSIDERANDO que o capítulo II do Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019 - que institui a Comissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal, dispõe sobre a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, as Subcomissões de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal e o Conselho Nacional de Arquivos, e dá outras providências -, estabelece a competência e a composição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos;

CONSIDERANDO que o artigo 62 da Lei nº 9.605, de 12 de fevereiro de 1998, estabelece que é crime destruir, inutilizar ou deteriorar documentos de arquivo protegidos por lei, ato administrativo ou decisão judicial, definindo as sanções penais dele decorrentes;

CONSIDERANDO o artigo 1º da Portaria AN nº 398, de 25 de novembro de 2019, que aprova pelo prazo de 24 meses, contados a partir da data de sua publicação no Diário Oficial da União, o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação dos Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim dos Conselhos de Fiscalização Profissional, estabelecendo que fica a cargo de cada órgão/entidade dar publicidade aos referidos instrumentos de gestão de documentos;

CONSIDERANDO a necessidade de adotar instrumentos técnicos para definir uma Política de Gestão Documental para os Conselhos de Medicina; e

CONSIDERANDO o decidido na Sessão Plenária de 30 de julho de 2020, resolve:

Art. 1º Ficam definidos como instrumentos técnicos de gestão de documentos de arquivo dos Conselhos de Medicina:

I. Para documentos de atividades-fim: o Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e de Destinação dos Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim dos Conselhos de Fiscalização Profissional, aprovados pela Portaria AN nº 398, de 25 de novembro de 2019;

II. Para documentos de atividade-meio: o Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e de Destinação dos Documentos de Arquivo relativos às atividades-meio do Poder Executivo, aprovados pela Portaria AN nº 47, de 14 de fevereiro de 2020.

§ 1º. Entende-se a atividade-meio como atividade que dá apoio à consecução das atividades-fim de uma instituição, também chamada de atividade mantenedora; e atividade-fim como a atividade desenvolvida em decorrência da finalidade de uma instituição, também chamada de atividade finalística (Dicionário de Terminologia Arquivística).

§ 2º. Os Conselhos Regionais de Medicina deverão encaminhar relatório circunstanciado apresentando uma análise do impacto da utilização dos instrumentos de gestão de documentos de atividade-fim, apontando as necessidades de alteração e/ou complementação, no prazo de 18 (dezoito) meses.

Art. 2º Os Conselhos Regionais de Medicina devem nomear Comissão Permanente de Avaliação Documental nos termos dos artigos 9º, 10, 11, 12, 13 e 14 do Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019.

Art. 3º Após a aplicação do instrumento técnico específico, os registros e procedimentos referentes à eliminação de documentos no âmbito do sistema dos Conselhos Federal e Regionais de Medicina ocorrerão de acordo com o estabelecido na Resolução Conarq nº 40, de 9 de dezembro de 2014, alterada pela Resolução Conarq nº 44, de 14 de fevereiro de 2020, que dispõe sobre os procedimentos de eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do poder público, e na Resolução Conarq nº 5, de 30 de setembro de 1996, que dispõe sobre a publicação de editais para eliminação de documentos nos Diários Oficiais da União, do Distrito Federal, de estados e municípios, ou outras normativas que venham a substituí-las.

§ 1º. Os Conselhos Regionais de Medicina deverão encaminhar ao Conselho Federal de Medicina, na sua específica esfera de competência, uma cópia da página do periódico oficial ou do veículo de divulgação local no qual o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos foi publicado.

§ 2º. Após efetivar a eliminação, os Conselhos Regionais de Medicina devem encaminhar uma cópia do Termo de Eliminação de Documentos ao Conselho Federal de Medicina, dando ciência de que a eliminação foi efetivada.

Art. 4º Os Conselhos Regionais de Medicina poderão promover a digitalização do seu acervo documental para fins de garantia da preservação e consulta da documentação, ficando autorizada a digitalização e o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos particulares e oficiais arquivados perante os Conselhos de Medicina, desde que obedecidos os parâmetros estabelecidos no Decreto nº 10.278, de 20 de março de 2020.

Parágrafo único. A responsabilidade pela guarda, bem como pelos demais aspectos relativos à gestão documental, deve constar em Política de Gestão Documental a ser criada pelo Conselho Regional e submetida à aprovação do Conselho Federal de Medicina.

Art. 5º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

MAURO LUIZ DE BRITTO RIBEIRO

Presidente do Conselho

DILZA TERESINHA AMBRÓS RIBEIRO

Secretária-Geral

EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS DA RESOLUÇÃO CFM nº 2.279/2020

É dever  do  Poder  Público  a  gestão  documental  e  a  proteção  especial  dos  documentos  de  arquivo, bem como é de sua responsabilidade manter acessíveis e organizados os documentos produzidos no exercício das atividades-meio e atividades-fim.

Assim, preocupada em estabelecer condições seguras e  eficientes  para  o  arquivamento  e  a  destinação  das  documentações  produzidas  e  recebidas  pela administração do Conselho Federal de Medicina (CFM), a autarquia resolveu normatizar sua gestão documental.

Nesse sentido, objetivando oferecer apoio à atividade de gestão documental e orientar a Comissão Setorial de Avaliação de Documentos, composta por dirigentes e funcionários do CFM, adota-se no âmbito  do  sistema  dos  Conselhos  de  Medicina  a  Tabela  de  Temporalidade  e  Destinação  de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim dos Conselhos de Fiscalização profissional.

DILZA TERESINHA AMBRÓS RIBEIRO

Relatora